L'Instruction en Famille Nombreuse est une Aventure Formidable !

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dimanche 18 septembre 2016

La gare de triage


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Nous recevons tous chaque jour de nombreux papiers et il ne nous est pas possible de les traiter immédiatement. C’est encore plus vrai lorsqu’une grande partie de notre temps quotidien est consacré à l’instruction de nos enfants.
Il n’en demeure pas moins que la gestion de l’administratif est indispensable(ou pas...) et qu’il faut –comme pour le linge- en concevoir une organisation judicieuse.

1. Choisir un créneau hebdomadaire fixe pour traiter les papiers de la maison. Vous pouvez par exemple décider que tous les dimanches entre 20h00 et 21h00 vous traitez les papiers et courriers de la semaine qui seront postés le lendemain. Vous pouvez préférer un moment dans l’après-midi un jour de la semaine ou un soir avec votre mari. Chaque foyer a son fonctionnement. Il faut simplement prendre le temps d’y réfléchir soigneusement.

2. Prévoir une corbeille à papier à proximité pour jeter immédiatement ce qui ne vous intéresse pas (et ça c'est le moment que je préfère !). L’idéal étant d’en avoir deux de manière à pouvoir faire le tri des déchets et recycler.

3. Prévoir un petit pot avec un surligneur, un crayon à papier et une gomme, une agrafeuse et des agrafes ou des trombones et des post-it ou petits papiers. Ainsi dès réception d’un courrier vous pouvez noter ou agrafer ce qui doit l’être avant de trier.

4. Prévoir plusieurs trieurs(d'où mon titre, vous me suivez?) qui seront rangés dans l’entrée, ou à l’endroit où vous entreposez le courrier habituellement dès que vous passez la porte.  

5. Il s’agit ensuite de choisir en fonction de vos courriers, de vos besoins, les rubriques que vous souhaitez faire apparaître. Le but étant, à chaque fois que vous ouvrez une enveloppe, de pouvoir classer le courrier dans un des trieurs.

Exemples :
- Infos utiles : rangez-y RIB, horaires de bibliothèque et piscine, plan de la ville, numéros d’urgence. Cette rubrique n’est pas destinée à être vidée chaque semaine. Elle permet aux membres de la famille de trouver les infos indispensables en votre absence.
- A traiter : il s’agit des courriers qui appellent une réponse écrite ou téléphoniques, un règlement etc…
- EDF-GDF : vous y rangez les courriers du prestataire, les factures à régler
- Scolarité : vous y rangez tout ce qui concerne la scolarité des enfants, le dernier courrier de l’inspecteur, la fiche d’inscription à l’examen à remplir etc..
- Santé : factures, ordonnances, relevés de mutuelle qui vous arrivent dans la semaine
- VPC : vous y rangez toutes es publicité de la vente par correspondance qui vous intéressent (bons de réduction, petits catalogues etc…)
- Voiture : facture du garagiste, attestation d’assurance, amendes( !)
- Sorties-loisirs : vous pouvez y ranger le tract publicitaire d’un musée ou d’un parc pris au supermarché, une pub reçue par courrier, un bon de réduction etc…
- Enfants : tous les courriers qui concernent vos enfants hors scolarité. Ce seront principalement leurs activités extérieures
- Banque : relevés, courriers
- Eau : factures du prestataire
- Logement
- Téléphonie
- Assurances
- Impôts-taxes
- Emploi : feuilles de paie par exemple
- Transports
- Etc…
Vous pouvez aussi prévoir un trieur numéroté de 1 à 30/31 et ainsi classer en fonction de la date d’échéance de traitement. Par exemple ranger à 25 une facture à régler avant le 28 du mois et donc à poster le 25...
Chaque jour, vous ouvrez votre courrier, vous le classez dans vos trieurs. Ainsi vous en avez pris connaissance immédiatement, vous n’avez plus de papiers entassés, perdus, couverts de café renversé et l’esprit libéré…et le jour de l’administratif vous n’avez plus qu’à traiter ce qui doit l’être et classer définitivement le reste. Si vous avez opté pour un trieur 1-31, il faut chaque jour ouvrir et traiter le courrier du jour. A l’usage, cela ne prend que quelques minutes par jour !


6 commentaires:

échappés du bocal a dit…

Top merci Laurence. L'administratif c'est ma bête noire.

Gwen a dit…

Tiens c'est marrant, là pour le coup ce truc ferait figure de fausse bonne idée typique pour moi :
- classer la chose DEUX fois (une fois dans le trieur, puis définitivement)
- classement pas toujours clair (une facture EDF à régler, je la mets dans "à traiter", ou dans "EDF" ?); ça suffirait à réduire à néant ma maigre motivation pour m'en occuper...

Depuis que Flylady est passée par là et m'a permis de lutter contre l'hydre administrative, le courrier est ouvert dans la minute où nous passons la porte, ce qui va à la poubelle y atterrit tout de suite, et le reste est posé dans la bannette, qui a 2 plateaux
- 1 plateau "à classer" (dans nos classeurs, lors d'un des créneaux de rangement Flylady)
- 1 plateau "pour action" (sera fait dans un créneau Flylady aussi, à l'issue de quoi le papier sera soit jeté, soit déposé dans le 1er plateau)

comme quoi, à chacune son fonctionnement, et pouvoir aller puiser à plusieurs sources aide à trouver le sien ;-)

Laurence Fournier a dit…

Tout à fait Gwen ! Je ne prétends pas détenir la vérité du rangement ou le monopole de la bonne organisation...hihi, merci pour cette autre façon de faire qui certainement satisfera des lecteurs.

Vanou a dit…

Pour le coup la proposition de Gwen me parle nettement plus !
Servane

Laurence Fournier a dit…

Alors tant mieux Vanou! Le blog s'enrichit toujours des participations de toutes !

Gwen a dit…

C'est l'intérêt de ce genre d'articles : on peut faire son marché en fonction de son propre mode de fonctionnement 😊